Программы для менеджера — софт, без которого не обойтись
Вместе с основателями и топ-менеджерами успешных компаний представляем подборку софта, который спасет от авралов и хаоса. Это полезно знать и начальнику небольшого отдела, и руководителю крупного бизнеса.
Как выбрать планировщик? Советуют пользователи
Если восьмичасового рабочего дня постоянно не хватает, эксперты рекомендуют завести личный планировщик. Он поможет следить за временем, лучше понимать, куда оно уходит, успевать все и перестать жить с ощущением «мир в огне».
Вот что используют руководители для повышения личной эффективности.
«Для записи персональных встреч и мероприятий я использую Google Календарь. Личные и бизнес-дела отмечаю разными цветами. Без него, пожалуй, ни один эффективный человек не справится», — говорит Рустам Айнетдинов, исполнительный директор Skyeng.
«Для личного планирования мне хватает Google Календаря — в нем нет ничего лишнего. По той же причине мелкие записи делаю в стоковых «Заметках» на айфоне», — рассказывает Игорь Подстрешный, основатель Burger Heroes.
«Dropbox Paper — это чистый, красивый и удобный инструмент для объемных заметок. Он, конечно, не работает как полноценный текстовый редактор, но его функциональность гораздо шире «Заметок» Apple. К тому же в Dropbox Paper редактировать и комментировать файлы может сразу вся команда», — объясняет Мердан Дурдымурадов, основатель сервиса «Чердак».
Можно скачать и отдельное приложение для планирования времени.
«Я использую приложение Things, оно мне чисто эстетически нравится больше всего. Туда я сливаю весь поток мыслей, которые позже превращаются в конкретные задачи или встречи», — рассказывает Александр Коровин, основатель онлайн-сервиса Qlean и проекта для поиска профессиональных сиделок «Близкие.ру».
Todoist подойдет для тех, кто потерялся в куче задач и перестал чувствовать радость от выполнения очередного проекта. Вас взбодрит мотивирующая игра: выполняете дневной план — получаете баллы в карму. Хорошая карма позволит менять статус в приложении — начав с уровня новичка, можно вырасти до магистра или гуру.
Еще одно хорошее приложение — «Хаос-контроль». В нем можно вести рабочие и личные проекты, составлять детальные планы, ставить задачи и сроки их выполнения. На основе этих данных приложение формирует план дня. А внезапно возникшие дела, которые не требуют немедленного решения, вы отправляете в специальное хранилище — «Место Хаоса».
Почитайте наш текст о софте для фрилансеров и не только (мы собрали решения для всех, кому важно быть продуктивными): как планировать время, не срывать дедлайны и меньше зависать в соцсетях.
Где следить за работой сотрудников?
Разберемся, где лучше всего ставить задачи работникам, следить за ходом их выполнения, общаться и обмениваться файлами.
ПО Microsoft 365 Business решает все базовые задачи. Это набор сервисов — их больше десятка — включает в себя решение для совместной работы над задачами Planner. Он интегрируется с Teams — это персональные и групповые чаты с общими документами, возможностью проведения веб-конференций до 250 участников. Здесь можно добавлять в группы гостевых пользователей из других организаций — ваших подрядчиков и аутсорсеров. А еще удобно следить за графиком сотрудников, которые работают посменно.
Здесь можно почитать подробнее про это ПО.
Также важно выбрать таск-менеджер. Большинство CRM-систем универсальны, но есть те, которые наиболее удобны для определенной сферы деятельности. Так, в IT-компаниях часто работают в Jira. Основная аудитория этого софта — команды разработчиков программного обеспечения, которые организовывают все по agile-методикам. Николай Добровольский, сооснователь Parallels, говорит, что большинство IT-специалистов работают именно с этим ПО.
«Разработка идет в таск-менеджере Jira от Atlassian, а описываем мы все в Confluence — это Wiki на стероидах. Я знаю, что кто-то сейчас пользуется Redmine. Но 95 % людей, с которыми я общаюсь на собеседованиях, — а их я провожу много — говорят, что пользуются софтом Atlassian — Jira и Confluence. Если это не совсем стартап или госконтора, а компания, где больше 20 разработчиков, Jira подходит под все задачи», — объясняет Николай Добровольский.
Для медиабизнеса есть Setka — система управления контентом от издательства Look at Media. Компания придумала этот таск-менеджер, чтобы помочь своим редакциям. В нем можно планировать публикации, отслеживать степень готовности с помощью тегов, записывать новые идеи в специальный раздел.
И есть популярные CRM-системы, которые считаются универсальными. Например, Битрикс24, Trello, Яндекс.Трекер, Wrike.
«Мы используем CRM-систему Битрикс24. С ней работают сотрудники всех отделов. Там распределяются задачи между менеджерами, мы видим все заказы и что с ними происходит — от каждого взаимодействия сотрудника с клиентом до оплаты счета», — рассказывает Николай Ганайлюк, основатель «Научного шоу профессора Николя».
Подробно плюсы и минусы популярных таск-менеджеров мы разбираем в этом тексте.
Как видеть все, что происходит в компании
Путеводитель по всем отделам — ERP-системы (Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия). Это программы, которые содержат все данные об активах производства, финансовых операциях, трудовых ресурсах, маркетинговых стратегиях и т. д.
Популярные ERP-системы — Dynamics 365 от Microsoft, SAP ERP и Oracle E-Business Suite.
Все они предлагают широкий функционал, вам остается только выбрать ту систему, которая интегрируется в вашу привычную IT-инфраструктуру. Если вы пользуетесь решениями Microsoft — вам нужен Dynamics 365, если SAP — ее ERP-система «подружится» с сервисами компании, которые у вас уже есть. А если вы используете продукты компании 1С, рассмотрите программу «1С:ERP Управление предприятием 2». Это софт, собранный из решений «Управление торговлей 11», «Зарплата и управление персоналом 3.0», «Бухгалтерия предприятия 3.0».
Где работать с документами
Самый популярный продукт — 1С:Документооборот, хит российского разработчика. Здесь можно автоматизировать полный цикл работы с документами. Их учет реализован в соответствии с положениями нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традициями делопроизводства.
Работать в программе можно в локальной сети и через интернет-браузер. А еще уточним, что это отечественный софт, чаще он стоит дешевле, чем решения иностранных вендоров. Кстати, историю появления 1C и других популярных российских программ мы подробно рассказываем в этом тексте.