Почему не существует самого лучшего решения для управления задачами

Трудно точно сказать, когда человек задумался об управлении своим рабочим временем и текущими задачами. Но наверняка с этой проблемой люди сталкиваются уже сотни лет. Средства управления задачами тоже стары как мир. И не случайно, что разработкой специальных приложений программисты занялись уже на заре эпохи персональных ПК. Любители древностей наверняка помнят таких монстров как Personal Informant или Microsoft Schedule+. Их времена, конечно же, остались позади, а проблема управления задачами никуда не делась.

Сегодня рынок софта предлагает десятки, а то и сотни специализированных решений – от мобильных приложений до профильных модулей в составе информационных систем масштаба предприятия. Мы ограничимся лишь теми, которые ориентированы на работу с командами, а значит – на управление задачами, которые решают сразу несколько человек.

И еще одна важная ремарка. Тем, кто хочет найти «самое лучшее решение» придется нелегко. По той причине, что его просто не существует. Хочешь вызвать холивар на форуме поклонников Linux? Спроси их о том, какой именно из многочисленных дистрибутивов операционки самый лучший. На деле же лучшим решением будет то, которое наиболее полно удовлетворяет нуждам конкретной команды. Поэтому однозначного ответа не даст ни один эксперт, даже самый авторитетный.

Битрикс24

Часто средства постановки и контроля выполнения задач входят в состав «больших» корпоративных информационных систем. Пример – «Битрикс24», который активно развивается и постепенно превращается из CRM в некий корпоративный интранет со множеством пользовательских сервисов. Один из них – «Задачи и проекты». Работать с ними могут все пользователи, определенные администратором рабочей группы, а система формирует для каждого из них его собственный рабочий план.

Представлены задачи в виде карточек, которые можно перемещать из одного столбца в другой по мере выполнения или по приоритетности. Точно так же построены, к слову, «канбан-доски». Кстати. «Битрикс24» не оригинален. Именно такое представление было реализовано еще в популярной системе управления задачами Trello.

Trello

Trello, онлайн-сервис управления задачами, использует методологию Kanban, которую впервые применили менеджеры автоконцерна Toyota. Его принцип достаточно прост: каждая задача рассматривается отдельно, и, по мере выполнения (мы же знаем, что в большинстве случаев для этого требуется пройти несколько стадий) перемещается по «этапам». Получается своего рода табличка (разработчики, как это и описывается в методологии Kanban, назвали ее «доской»), в которой строки – отдельные задачи, а столбцы – этапы их выполнения.

Trello очень удобен для работы над проектами. Для каждого из них заводится отдельная доска, причем у рабочей группы их может быть сколько угодно. Доступ к каждой из них, равно как и к списку задач, администрируется в соответствии с иерархией пользователей. Одним руководитель может открыть только их собственные задачи, другие получат доступ ко всей картине происходящего.

Популярность Trello оказалась столь высокой, что сервис привлек внимание более крупных и агрессивных проектов. Три года назад его купила компания Atlassian.

Убийца Годзиллы

Именно фантастический монстр дал название одной из самых популярных систем, которые сегодня используются для управления задачами. Все началось с желания группы разработчиков создать альтернативу Bugzilla, популярному в начале 2000-х средству поиска ошибок. Так появилась Jira – решение, которое уже в самом названии противопоставляло себя главному конкуренту. Его создатель, австралийская компания Atlassian, сегодня превратилась в крупнейшего вендора средств управления разработкой ПО, а Jira стала не решением, а целой платформой, которая объединяет несколько связанных между собой продуктов.

Программисты больше знакомы с Jira Software, средой разработки. Но не менее популярным, причем у широкой аудитории, стал продукт Jira Core, который используется для управления проектами, и не только софтверными. Маркетинговые кампании, управление командой продаж, отдел кадров или финансовый департамент – все эти структурные подразделения при помощи Jira Core могут руководить своими задачами, отслеживать их выполнение, приоритезировать их и формировать проекты.

Jira Core распространяется в классической и облачной версиях.

Confluence

Думаете, Atlassian ограничилась только одним продуктом, с помощью которого можно управлять задачами? Как бы не так. В портфеле компании есть еще и Confluence – решение, ориентированное на распределенные команды. Его основное назначение – среда для совместной работы и управления базой знаний, но Confluence можно доверить и управление задачами в рамках проектов. 

Решение реализует иерархическую схему управления – менеджер проекта может формировать задачи для сотрудников, отсылать им уведомления, а исполнители могут комментировать выполняемую работу, использовать накопленные знания, работать с документами команды. Есть и целый набор шаблонов, которые систематизированы как по задачам, так и по профилю команды (финансы, маркетинг и т.п.). Как и Jira Core, Confluence выпускается в on-premise и облачной версиях.

Перечислять решения для управления задачами можно бесконечно. Их число измеряется десятками. Можно вспомнить и Asana, к созданию которой приложил руку сам Дастин Московиц, и популярный в России «Мегаплан», и Basecamp. Достоинства каждой из них не определяются только наглядностью, простотой или даже ценой. Главное в каждой из таких систем – методология построения командной работы, которая всегда индивидуальна. А значит и задачник нужно выбирать, отталкиваясь от тех принципов управления, которые приняты в каждой конкретной компании.