Вход
Регистрация

Единый документооборот для эпохи разобщенных коллективов

Единый документооборот для эпохи разобщенных коллективов

Единый документооборот для эпохи разобщенных коллективов
Как объединить проектно-конструкторский и организационно-распорядительный документооборот строительной компании, практикующей «удаленку», и не превратиться в «карточный домик»? Делимся лайфхаками.

Ведение общей проектной документации со стороны заказчика, подрядчика и службы экспертизы никогда не было простым делом. Однако ситуация сильно усложнилась в связи с массовым переходом сотрудников инжиниринговых компаний на удаленную работу.

Проектная документация оказалась разбросана по домашним компьютерам сотрудников, что вызвало проблемы с доступом к ней, а контроль версий превратился в настоящий кошмар. Даже на финальных стадиях проектов, когда работа ведется в основном с замечаниями к чертежам и моделям, сделать это крайне проблематично из-за отсутствия четкой привязки к документации.

Рассредоточение коллективов наложилось на многообразие применяемого ПО, включающего в себя, САПР, BIM-системы, инструменты для составления смет и многое другое. В процессе передачи данных между программами на разных компьютерах могут банально «потеряться» шрифты. Все это ведет к большой потере рабочего времени и потенциальным ошибкам, расследование причин которых приводит к еще большим простоям.

Среда общих данных

В подобной ситуации самое время вспомнить о таком понятии, как среда общих данных, уже два года закрепленном в ГОСТ, и обратить внимание на специализированные решения, призванные эту среду обеспечить.

Хорошим примером создания и использования среды общих данных можно считать проект реконструкции терминала С в аэропорте Шереметьево. Компания «ТПС Недвижимость», выступившая в качестве технического заказчика, обратилась за помощью к российскому интегратору и разработчику специализированного программного обеспечения «АСКОН - Системы проектирования». Та в свою очередь предложила собственное решение Pilot-ICE Enterprise — корпоративную систему управления проектной организацией и процессами информационного моделирования.

Сервер на основе Pilot-ICE Enterprise обеспечил общую среду взаимодействия для заказчика-застройщика, подрядчика по проектированию, экспертов технического заказчика, подрядчика-эксперта технических решений и подрядчика по строительству. Это позволило не только добиться высокого качества проектной документации, но и ускорить процесс ее согласования.

Единое пространство для любых задач

Основной задачей Pilot-ICE Enterprise является организация коллективной работы с абсолютно любыми данными. В рамках системы можно вести не только технический, но и полноценный организационно-распределительный документооборот, который сопровождает деятельность любого предприятия. 

Помимо организации рабочей среды для сотрудников внутри коллектива, Pilot-ICE Enterprise обеспечивает и все взаимодействия с заказчиками и подрядчиками. Сюда же относятся и инструменты контроля исполнительской дисциплины, позволяющие выдавать и контролировать выполнение заданий. Также здесь есть все необходимое для подготовки передачи документации в службы экспертизы.

Расширяемость через SDK

Если базовая функциональность Pilot-ICE Enterprise не покрывает все потребности конкретного проекта и необходима интеграция со сторонними техническими решениями, реализовать это можно при помощи уже имеющегося пакета средств разработки SDK. Они позволяют создать требуемые модули расширения, обеспечивающие дополнительные инструменты или связь с любым инженерным или проектным ПО.

Возвращаясь к теме удаленной работы отметим, что все эти возможности полностью доступны распределенным инженерным и проектным командам.

Три слагаемых эффективной работы

Для организации коллективной работы с данными требуется обеспечить несколько условий. Первым из них является необходимость создания системы централизованного хранения информации. Система Pilot-ICE Enterprise подразумевает установку и запуск соответствующего сервера в дата-центре предприятия. Там данные будут полностью защищены от случайного удаления и несанкционированного изменения.

Вторым важным требованием является наличие полноценной системы разграничения прав среди пользователей Pilot-ICE Enterprise. Гибкие инструменты для создания соответствующих политик по множеству критериев уже встроены в систему, их достаточно только настроить.

Еще один необходимый элемент, уже входящий в состав Pilot-ICE Enterprise, — менеджер версий. Он не только хранит все варианты документов от момента их создания до окончательной передачи получателю, но и ведет журнал изменений с указанием всех пользователей, принимавших участие в работе над данными.

Проект, папка, документ — на любой из хранящихся на сервере объектов данных можно «подписаться». Развитая система уведомлений поможет поддерживать постоянно высокий уровень осведомленности о ходе работ, учитывающий любые изменения.

Не только чертежи

Что касается организационно-распорядительного документооборота (ОРД), то здесь Pilot-ICE Enterprise может удовлетворить практически любые требования, включая:

— управление входящей и исходящей корреспонденцией;

— управление договорами;

— ведение конкурсной документации;

— ведение технических записок, приказов, накладных и других видов документации;

— поиск и ведение заказов;

— рассмотрение и исполнение документов.

Хранение ОРД совместно с проектной и рабочей документацией является важным свойством единого информационного пространства. Для любого документа может быть создана связь с другим документом, что дает возможность отслеживать внутреннюю структуру проекта и быстро привлекать любые необходимые в данный момент данные.

Вместе и порознь

Pilot-ICE Enterprise позволяет организовать два типа взаимодействия между заказчиками и подрядчиками. О первом способе мы уже рассказали — он подразумевает создание единой информационной среды в рамках одной системы. Но возможен и другой вариант, если того требуют правила безопасности баз данных. В этом случае взаимодействие происходит между несколькими серверами Pilot-ICE Enterprise, функционирующими раздельно у разных участников проекта. 

При этом обмен актуальными данными по проекту происходит путем передачи пакетов документации от одной стороны к другой. Поддерживаются электронные подписи, соответствующие требованиям Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи».

Более подробную информацию о возможностях Pilot-ICE Enterprise можно найти на сайте разработчика, где ей посвящен целый образовательный раздел.

«Системный софт» является партнером-экспертом компании «АСКОН - Системы проектирования» и использует ее решения при оказании услуг полного цикла по анализу, модернизации и масштабированию ИТ-инфраструктуры наших клиентов.

Кроме того, совместно с «АСКОН - Системы проектирования» мы проводим образовательные мероприятия, направленные на повышение уровня компетенций технических специалистов, уже использующих или намеренных использовать продукты этого российского разработчика.

Здесь вы найдете один из недавно проведенных нами вебинаров, посвященных системе Pilot-ICE Enterprise. 

Полный каталог решений «АСКОН - Системы проектирования», предлагаемый «Системным софтом», расположен здесь.

Самое читаемое

1080 | SoftPowerБольше не игра. Как цифровой гиперреализм влияет на нашу жизнь, и при чем тут Substance 1076 | SoftPowerЕдиный документооборот для эпохи разобщенных коллективов 850 | SoftPowerСофт персоны. Чем пользуется Мария Подлеснова, основатель Rusbase 534 | SoftPowerСПДС GraphiCS: надстройка с множеством секретов 345 | Анонсы вебинаровESET: Защита бизнеса в условиях мультиофиса 248 | Новости вендоровПриглашаем на онлайн-конференцию VMworld 2020 195 | Анонсы вебинаровVMware Workspace ONE. Управление корпоративными устройствами на Android 190 | Анонсы вебинаровВсесторонняя защита современных серверных мощностей 168 | Анонсы вебинаровРасширенное знакомство с линейкой DraftSight 165 | Акции и скидкиСистема Altium Designer теперь доступна в рассрочку 151 | Новости Syssoft«Системный софт» перевел бюро Kleinewelt Аrchitekten на архитектурную коллекцию Autodesk 127 | Записи вебинаровЗащита проводных сетей с помощью решений Fortinet 119 | Новости вендоровTeamViewer интегрирован с Microsoft Teams 113 | Записи вебинаровVMware Workspace ONE. Управление Windows 10 Pro – можно почти всё 106 | Записи вебинаровВсесторонняя защита современных серверных мощностей 96 | Записи вебинаровЧто нового в Jira Software Cloud. Практики автоматизации и управления

Похожие материалы

Cпециальное предложение на приобретение пакета Teamcenter Rapid Start+Solid Edge: каждая третья лицензия бесплатно

C 01 апреля по 20 сентября 2020 г. будет действовать специальное предложение на приобретение пакета Teamcenter Rapid Start+Solid Edge: каждая третья лицензия предоставляется заказчику бесплатно!

919