Сервис для управления задачами. Рабочее пространство для проектных команд. Система для организации бизнес-процессов. Любое из этих названий применимо к Yandex Tracker, но ни одно не отражает полностью сути этого сервиса. Когда-то он начинался как внутренний сервис «Яндекса» для разработчиков ПО. Сегодня это – универсальное решение, которое способно закрыть множество потребностей компании любого уровня, от постановки задач до управления проектами.

От внутреннего продукта к универсальному сервису

Разрабатывать Yandex Tracker в компании начали для себя. Разработчикам компании нужен был более гибкий универсальный инструмент, который могли бы использовать еще и другие функциональные подразделения: поддержка, кадры, маркетинг и т. д. 

Кроме того, было важно сохранить некую преемственность, как в части данных, так и в части подходов, которые сформировались у людей за время работы в имеющихся инструментах.

Сегодня в самом «Яндексе» Yandex Tracker используется во всех бизнес-процессах. Опыт компании показывает: сервис может использоваться в качестве инструмента и для небольшой команды, и в масштабах крупного холдинга со многими подразделениями и проектами, которые они ведут.

Кстати, Yandex Tracker не единственный «внутренний» продукт, который компания открыла для всех пользователей. К их числу относится, например, еще два решения, которые интегрируются с Yandex Tracker и часто используются совместно с ним. Это сервис для создания и интеграции форм и опросов Yandex Forms и корпоративная база знаний Yandex Wiki. К слову, все эти три продукта не только разрабатываются одной командой, – они тесно интегрированы друг с другом, имеют общую стратегию развития и много сценариев совместного использования.

Универсальный инструмент

Yandex Tracker с успехом используется уже не только в «Яндексе». Он универсален как для решения небольших операционных задач, которые выполняют небольшие команды, так и для крупных подразделений, работающих над большими проектами. И речь идет не только об ИТ-, а о большинстве проектов компаний, включая маркетинговые или внутренние управленческие. 

Например:

• С помощью Yandex Tracker магазин «Сантехника-онлайн» создал единую систему управления бизнес-процессами. Решением пользуются команды разработки, контента и товарного маркетинга. Специалисты стали успевать делать в 1,5 раза больше задач в день, чем раньше, затраты на отдельные процессы удалось сократить почти на 20%.

• Цифровая система автоматизации бизнеса сферы услуг YCLIENTS использует Yandex Tracker как единый инструмент для управления разными процессами. Компания решает более 100 задач ежедневно, или около 4000 задач ежемесячно. 

Нет, Yandex Tracker не способен заменить специализированное ПО, такое как бухгалтерский софт или репозиторий кода для разработчиков. Но он эффективно интегрируется с такими системами, а значит – легко встраивается в любые бизнес-процессы как один из их элементов.

Yandex Tracker активно развивается, и за последний год его разработчики выкатили целую серию обновлений, которые коснулись буквально всех аспектов использования сервиса.

Интерфейс

Интерфейс Yandex Tracker был обновлен еще в прошлом году. Изменения коснулись практически всех элементов и всех рабочих пространств. Это и темная тема, и навигация по сервису, и новые представления карточек, списки задач и страничка каждой из них. В целом внешний вид Yandex Tracker стал понятнее, проще и приятнее глазу. Например, статусы задач получили цвета, что повышает наглядность информации, повышает удобство и ускоряет работу с трекером.

Графический редактор бизнес-процессов

Новые доски

Доска – основное пространство для размещения проектных задач. Эта часть Yandex Tracker подверглась серьезным изменениям: и интерфейсным, и функциональным.

Появилось и большое количество новых возможностей. Так, стали доступны редактирование карточек без перехода в саму задачу, группировка карточек/задач, упрощена настройка карточек и самой доски.

На обновленных досках появились и новые инструменты, предназначенные для гибкой разработки. Здесь стало возможным вести бэклог задач (то есть список задач, которые нужно выполнить по тому или иному продукту), спринты и покер планирования. Оценят эти новшества в первую очередь, конечно, разработчики различных продуктов, но эти функции пригодятся и тем, кто при помощи этого продукта управляет и маркетингом, и обслуживанием клиентов.

Кстати, появился и инструмент, который позволяет регулировать объемы рабочей нагрузки. В колонках доски теперь можно ограничить число карточек.

Проекты

Проекты – еще одна новая сущность в Yandex Tracker. Это – выделенный в отдельную группу набор задач, нацеленный на общий результат – создание продукта или, например, разработку дизайна визиток. Проекты позволяют группировать задачи, которые выполняют разные рабочие группы, присваивать им общий статус, назначать общего ответственного и т.п. И все участники проекта, из всех рабочих групп, получают возможность видеть его статус. 

В проекте автоматически создается диаграмма Ганта. Эта функциональность качественно изменяет саму суть сервиса. Если раньше он использовался главным образом в качестве трекера задач, то теперь Yandex Tracker превращается в настоящую систему управления бизнес-процессами, BPM.

Возможность создания проектных диаграмм (диаграмм Ганта) в Yandex Tracker существовала и раньше, но она была доступна только для досок. Теперь создавать их можно и в рамках проекта. При этом пользователи получили возможность кастомизировать их – раскрашивать отдельные элементы. Стала доступна и автоматизация. Например, при изменении сроков задачи на диаграмме они автоматически изменятся и на карточке. Меняются и сроки связанных задач. 

Аналитика

В рамках каждой доски в Yandex Tracker обновилась диаграмма сгорания задач, которая позволяет контролировать ход реализации проекта и фиксировать оставшееся время для работы над бэклогом. Кроме того, обновился интерфейс дашбордов. Они доступны и в темной теме, кроме того, виджеты на них можно размещать в произвольном порядке. Разработчики намерены постоянно выпускать новые метрики аналитики, и для дашбордов, и для диаграмм Ганта.

Работать с данными по проектам можно и при помощи передачи данных для последующего анализа в сторонних сервисах и BI-системах.

Автоматизация

Рутинные действия в Yandex Tracker поддаются автоматизации. Для этого используются триггеры, автодействия и макросы.

Триггеры – действия с задачами (изменение параметров, автоматическая вставка комментария), которые выполняются автоматически, если соблюдено одно из условий. Автодействия запускаются самостоятельно через определенные промежутки времени. А макросы – автоматические действия, запустить которые может пользователь.

Например, при помощи триггера можно в автоматическом режиме назначить исполнителя задачи после изменения ее статуса или добавления условия. Автодействие позволит автоматически назначать событие или возобновлять типовую периодическую задачу. А при помощи макроса пользователь может один клик совершить набор действий над задачей, например оставить комментарий, сменить статус и заполнить поля.

Возможна автоматизация и более высокого уровня. Для этого используется API, при помощи которого можно провести интеграцию со сторонними сервисами, которые использует команда в своей работе. 

Например используя встроенные в Yandex Tracker шаблоны рабочих процессов, где можно в один клик создать настроенную специально для команд разработки очередь, совместно с интеграциями по API можно «собрать» рабочее пространство для команды разработки, включая интеграцию с различными репозиториями и облачными сервисами.

Мобильное приложение

У Yandex Tracker имеется и мобильное приложение. Чаще всего оно используется для получения мгновенных уведомлений (например, о том, что пользователь подключен к решению той или иной задачи) и для работы со списком задач, их группировкой, фильтрацией, просмотра документов, связанных с задачей и т. п.

Добавление пользователей, Яндекс 360 и интеграция с почтой

Все пользователи организации, которая использует сервис Яндекс 360, могут добавить пользователей в Yandex Tracker. Но, если компания использует только Yandex Tracker, то возможность добавления новых пользователей не пропадает – для этого можно использовать административную страницу компании в Yandex Cloud. Здесь же можно подключить к сервису и сторонних исполнителей.

Кстати, именно так, путем администрирования через Yandex Cloud, могут теперь поступать те организации, которые использовали Яндекс 360 только для работы с Yandex Tracker, а остальные решения, входящие в этот пакет их не интересовали.

У Yandex Tracker есть еще одна полезная функция для тех, кто не использует другие сервисы компании. Его можно интегрировать с почтой на «стороннем» сервисе – достаточно просто ввести данные о почтовом сервере организации. 

Трекер будет обрабатывать папки подключенного таким образом ящика – формировать из писем задачи, присылать уведомления и т. п. Можно даже указать глубину обработки почтового ящика, чтобы автоматизировать работу с письмами не за все время использования ящика, а за конкретный период.

Что ждать от Yandex Tracker в будущем

Одно из направлений развития – изменения в проектном управлении. Здесь будут реализованы улучшения, связанные с отображением хода проекта и аналитикой. Кроме того, появится возможность анализа затрат на проект.

Миграция в Yandex Tracker

Актуальная проблема – миграция в Yandex Tracker с иностранных решений. Естественно, пользователи стремятся не потерять свои данные и плавно перенести их в новый сервис. Для этого существуют собственные решения Yandex Cloud, позволяющие бесшовно перенести данные аккаунтов из всех распространенных инструментов, таких как Jira или Confluence. 

Помочь в решении этой задачи могут и специалисты компании «Системный софт» совместно с экспертами технической поддержки Yandex Tracker. Для более сложных случаев имеется обширная документация, API.