Как не потратить лишние деньги на софт для компании

Как грамотно организовать закупку ПО для бизнеса? Кто для этого нужен и на ком лежит ответственность за провал? На эти и другие вопросы SoftPower ответила Мария Абазьева, эксперт по модулю SAP PM компании PepsiCo.

Как быстро и точно понять запрос компании

Замечательно, если в фирме есть Business Relationship Manager (BRM, отвечает за эффективность b2b-процессов в организации), который понимает потребности компании и может их интерпретировать IT-команде. Тогда все стороны смогут вместе выработать критерии выбора софта: состав ПО, стоимость лицензий, вид лицензии, качество и стоимость поддержки, стоимость внедрения, серверов или облака и т. д. На этом этапе BRM, IT и бизнес-подразделению (которому придется работать с этим софтом) лучше плотно взаимодействовать. Каждое из этих сторон может обладать инсайдерской информацией о поставщиках софта и о самом ПО.

Если в компании нет BRM

Возможны два варианта. Первый: закупку осуществляет IT-команда на основании технического задания (ТЗ) от бизнес-подразделения. Второй вариант — привлечь консалтинговую компанию, которая изучит потребности фирмы и предложит варианты поставщиков ПО.

Кто принимает окончательное решение

На мой взгляд, ответственность и окончательное решение о покупке ПО лежит в первую очередь на бизнес-подразделении. IT может лишь рекомендовать приобрести тот или иной софт, но ориентироваться они будут на ТЗ от коллег.

Эти команды говорят на разных языках. Как раз для того, чтобы установить между ними взаимопонимание, и нужен BRM. Одна из его задач в компании — избегать лишних трат.

Как понять, что купили не то

То, что закупка ПО была организована неправильно, станет понятно только через продолжительное время (полгода, год, может, и больше). Как правило, у бизнеса всегда есть показатели по эффективности и окупаемости софта. На них обычно и опираются руководители компании, когда делают выводы об эффективности процесса. Если показатели будут неудовлетворительными, кардинально исправить положение не получится: бюджет уже потрачен. На ошибках при закупке программного обеспечения можно потерять от ста долларов и до бесконечности — все зависит от стоимости софта и конкретной ситуации.

Как понять, почему ошиблись

В моей практике не случалось такого, чтобы компании покупали 100 % софта мимо.

Обычно из-за расплывчатого ТЗ или простого желания сэкономить приобретались не полные версии программного обеспечения, так называемые базовые. Потом приходилось докупать функциональность или, если ПО не масштабировалось, вообще переходить на другое. Здесь опять же нужен человек, который будет понимать и бизнес, и IT, а также сможет объяснить закупщикам, что необходимо ПО с определенным набором функций.

Другая ситуация: компания в спешке (например, перед сертификацией) закупила софт на свою производственную площадку, а через короткий промежуток времени ее продала. Тоже, по сути, потеря денег, но это скорее относится к бизнес-рискам в целом, а не к ошибкам при закупке.

Как грамотно сэкономить

Главное, что надо понимать при выборе софта — нельзя ориентироваться только на цену. Важно иметь представление о качестве продукта, функциональности, уровне специалистов, которые будут это ПО внедрять, а также о службе поддержки. Выбор в пользу более дешевого софта оправдан в том случае, если поставщик выигрывает по всем показателям, а не только по стоимости.

Можно ли сэкономить на специалистах по внедрению ПО

Если компания внедряет системы класса ERP (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) и делает это впервые, необходимо пригласить экспертов со стороны или взять их к себе в штат (иногда это дешевле). Так же стоит поступить, если речь идет о специфических промышленных системах.

В принципе, внедряя любой софт в первый раз, не стоит экономить на поддержке. Они не только встроят ПО в IT-окружение компании, но и смогут проконсультировать клиента. Без всего этого, с помощью только внутренних ресурсов внедрение софта может и не состояться. Если у компании уже есть аналогичный опыт, можно обойтись без привлечения сторонних экспертов.