С чего нужно начинать автоматизацию своего бизнеса? Какие инструменты помогут? Об этом SoftPower рассказал CEO компании «А-Фабрик» Иван Куккоев.

Справка. Компания — производитель кухонной утвари «А-Фабрик» существует с 2014 года. Пять лет назад ее основали предприниматели Иван Куккоев и Иван Романченко. В 2017 году «А-Фабрик» заключила контракт с глобальной организацией Auchan Retail и начала продавать свою продукцию в 21 стране мира, включая США, Китай и Великобританию. Это позволило компании вдвое увеличить оборот: по итогам 2017 года ее выручка составила 200 млн рублей, а чистая прибыль — 50 млн рублей.

Как понять, что пора автоматизировать бизнес

Мы все живем в век тесного взаимодействия бизнеса и технологий. Если современный предприниматель не понимает, что его дело нуждается в хотя бы минимальной автоматизации, то как игрок на рынке он мертв.

Возможно, это не относится к фрилансерам. Хотя и среди них я нередко встречаю тех, кто с успехом использует какие-то примитивные CRM [система управления взаимоотношениями с клиентом — прим. редакции]. Например, мой парикмахер записывает на стрижку через приложение, где у него находится вся клиентская база. Минимальной автоматизацией нужно заниматься с самого начала.

Как не ошибиться с выбором софта

Чтобы не ошибиться с выбором ПО, нужно, как ни странно, ошибаться. Три или четыре года назад мы внедрили в «А-Фабрик» CRM-систему «Битрикс». В процессе работы выяснили, что интерфейс программы слишком нагружен ненужными функциями. В итоге после двух месяцев работы мы от этого решения отказались и перешли на amoCRM. Возможно, «Битрикс» хорошо работает в интеграции с их сайтом, но для нас он перегружен. Мы переплачивали за инструменты, которыми не пользовались. С amoCRM такой проблемы нет.

Кроме как в работе, сложно понять, подойдет ли компании тот или иной софт, все только на ощупь. Перед выбором программы нужно четко понимать: этот инструмент нужен для красоты или все-таки для пользы.

Типичные ошибки при автоматизации

Я бы выделил три главные ошибки. Первая: предприниматели, особенно из клиентского бизнеса, слишком поздно начинают думать об автоматизации. Объем рабочей информации постоянно растет, и есть риск оказаться в ситуации, когда придется вручную делать невообразимо огромное количество работы. В любом бизнесе по умолчанию должна быть CRM-система. Современный предприниматель просто не может жить без этого.

Вторая ошибка — выбор в пользу высокобюджетного софта, у которого нет никаких пробных периодов и ежемесячных подписок, за который сразу надо заплатить внушительную сумму. Предприниматель должен быть гибким и уметь подстраиваться под изменяющийся рынок технологий. Не нужно бросаться на первый попавшийся софт и сразу оформлять годовую подписку.

Третья ошибка — внедрение инструментов без учета мнения команды. Автоматизация важна, но работать-то с этим софтом будут ваши люди. Если коллектив не готов, он воспримет любые новшества в штыки, а это может помешать развитию бизнеса. Сотрудник должен осознать, что с помощью того или иного ПО он станет эффективнее, начнет работать быстрее, а это в итоге приведет к повышению и росту зарплаты.

Что надо автоматизировать в первую очередь

Автоматизацию бизнеса надо начинать с того, что приносит прибыль, т. е. с процесса продаж. В нашем случае это CRM-система.

Следующий этап — работа с документами. «А-Фабрик» поставляет продукцию в крупные торговые сети («Ашан», Metro и др.). Все взаимодействие с ними идет через электронный документооборот, иначе просто невозможно. Мы используем систему «Контур.Диадок».

Как грамотно потратить деньги

Мы не госструктура, чтобы взять бюджет и освоить его. Важно, чтобы расходы на автоматизацию были просчитаны, а предприниматель понимал свою экономическую выгоду. «А-Фабрик» тратит на софт не более 1,5–2 % от общей ежемесячной выручки.

Софт для самого начала

Для самого-самого начала я могу посоветовать «Google-таблицы» и какое-нибудь вменяемое облако: Google Drive, «Яндекс.диск» и т. д.

Это бесплатно, но недооценивать эти инструменты не стоит. В тех же «Google-таблицах» можно много всего делать: создавать простейшие отчеты, использовать формулы, структурировать информацию и т. д.

Также нужна нормальная почтовая программа с расширенными функциями. На старте подойдет Thunderbird. Она тоже бесплатная, но при этом есть много платных почтовиков, которые работают хуже, например Microsoft Outlook. Я до сих пор пользуюсь именно Thunderbird.

Для бухгалтерского учета мы используем «1C: Предприятие». Это отраслевой стандарт, в России почти все им пользуются.

Для управления складского учета с самого начала работаем с SaaS-проектом «Мой склад».