Как выбрать систему для управления проектами

Таск-менеджеры помогают компаниям наладить связь между сотрудниками так, чтобы никакие задачи не потерялись и были выполнены вовремя. Разбираемся, какая система управления проекта лучше всего подойдет для вашего бизнеса.

Софт Atlassian

Jira Software

По задумке производителя, основная целевая аудитория продукта — это agile-команды, которые занимаются созданием программного обеспечения. Функциональность софта позволяет организовать работу по правилам популярных методик Scrum (англ. «схватка», над проектом работает одна универсальная команда) и Kanban (яп. «вывеска», над проектом работает несколько узкопрофильных команд).

В качестве инструментов Jira Software предлагает использовать командную доску (по одной на каждый проект), которая разделена на столбцы (этапы создания продукта) и карточки (по одной на каждую задачу).

Для каждой из задач программа позволяет назначать исполнителей, сроки, приоритет и отслеживать степень выполнения. Одна из главных особенностей Jira — возможность настроить каждую карточку под собственные нужды: добавить или, наоборот, убрать учет времени, отображать или не отображать связанные карточки, графы с авторами или исполнителями.

Для контроля предусмотрено несколько видов отчетности. Самый наглядный из них показывает список всех проектов с указанием степени выполненной работы в процентах.

Ещё один таск-менеджер семейства позиционируется как система для управления бизнес-проектами. Во многом его функции схожи с Jira Software, но у Jira Core есть несколько дополнительных возможностей: можно собирать комментарии и статусы всех задач, а также просматривать отчёты и отслеживать чрезмерную нагрузку работников.

Jira можно интегрировать с InVision, Adobe, Slack, Gmail и другими сторонними сервисами. Всю информацию о проектах также можно интегрировать в Jira Cloud, который позволяет контролировать работу вне офиса.

Минусы. Jira будет полезна для отслеживания ошибок и планирования небольших задач. Но крупные проекты вести будет сложно, поскольку система не дает сосредоточиться на цели проекта.

Так как функционально Jira больше заточен на работу профильных специалистов, менеджеру проекта будет сложнее взаимодействовать с командой через эту программу.

Мобильное приложение. Есть.

Стоимость. Есть пробная бесплатная версия, стоимость ежемесячной подписки зависит от размера команды: от 140 долларов за команду в 20 человек до 6,6 тысячи долларов за команду в 5 тысяч человек.

Trello

Trello помогает структурировать задачи по проекту при помощи карточек, списков и «досок». Работа над проектом происходит по методу конвейера: с помощью колонок поэтапно выстраивается путь проекта, а карточки перетаскиваются в новый столбец по мере прохождения очередной стадии. К карточкам можно добавлять комментарии и вложения, а также устанавливать сроки для их выполнения, создавать чек-листы, прикладывать файлы с Google-дисков.

По необходимости к каждой карточке можно прикреплять и откреплять исполнителя и подписываться на уведомления. Trello можно интегрировать с Jira, GitHub, Google-диском, Dropbox, Slack и другими сервисами.

Минусы. У Trello не очень много инструментов, их может быть недостаточно, особенно для больших проектов. Например, в сервисе нет аналитики и системы отчетности.

Мобильное приложение. Есть.

Стоимость. Есть бесплатная версия, подписка Business Class стоит от 9,99 доллара в месяц, а версия Enterprise — от 20,83 доллара за пользователя в месяц. Подписчики Business Class получают возможность ограничивать видимость досок, деактивировать бывших участников без потери их историй работы, создавать коллекции досок. Enterprise дает доступ к приоритетной техподдержке, а также дополнительным инструментам администрирования и безопасности.

Zoho Projects

Работа в веб-планировщике выстраивается с помощью досок, где можно составлять списки задач и подзадач, прикреплять к ним исполнителей (и отправлять им напоминания на электронную почту), устанавливать сроки и т. д. Программа также позволяет организовать совещания и вести календарь компании (интегрируется с Google Calendar).

Главная особенность программы — широкие возможности для визуализации. В Zoho Projects можно оперативно формировать отчеты по проектам, строить диаграммы, составлять расписание и выставлять счета клиенту, если он подключен к доске с проектом.

Пользователи Zoho также могут использовать таймер, который будет активироваться во время работы над задачей. Такая функция поможет работодателю оперативно оценивать затраты на проект, которые могут пригодится для составления сметы или расчета гонорара исполнителю с почасовой оплатой. В программе также есть оперативная система обновлений, напоминающая ленту Twitter.

В сервис можно интегрировать другие приложения Zoho (Zoho Finance Plus, IT Management) , а также сервисы Google, Microsoft и других.

Минусы. Из-за большого количества функций команда может потратить много времени на то, чтобы разобраться с программой. По этой же причине софт будет неудобен для маленьких команд, которым не нужно большое количество отчетов и проектной документации.

Мобильное приложение. Есть.

Стоимость. Есть бесплатная тестовая версия. Стоимость подписки начинается от 28 долларов за команду из 10 человек в месяц. Для компании со штатом в 25 человек цена составит 167 долларов в месяц.

Kaiten

Еще один сервис с карточками и досками, который отличается минимумом настроек и простотой освоения для новых пользователей. В Kaiten можно создавать рабочие кабинеты из дашбордов для разных команд: например, ИТ-подразделение не будет отвлекаться на доску со стратегическими целями компании.

На карточках можно делать метки, комментировать процесс, прикреплять файлы и чек-листы, а также привязывать исполнителей и заказчиков. Все происходящие процессы можно визуализировать в виде графика скорости работы или диаграммы с процентом выполненной работы.

В сервис можно интегрировать Telegram, Github, Slack и другие.

Минусы. В работе приложения может возникнуть сбой, если создать большое количество досок и карточек в одном пространстве.

Мобильное приложение. Нет.

Стоимость. Есть бесплатная тестовая версия. Стоимость платной подписки начинается от 420 рублей за пользователя в месяц.

Setka

Setka — это система для управления контентом от издательства Look at Media (LAM). В отличие от разработчиков других таск-менеджеров, LAM не специализируется на выпуске ПО: компания придумала Setka, чтобы помочь редакциям своих проектов выстроить процесс производства контента.

С помощью Setka можно планировать публикацию материалов, отслеживать степень готовности с помощью тегов, а идеи записывать в отдельный раздел. К каждой задаче можно прикрепить исполнителя (напоминания о дедлайне будут приходить ему на почту), а также прописать все затраты на проект.

В сервис можно интегрировать Slack для получения уведомлений о всех изменениях в карточках, Google-диск, «Яндекс.Метрику», с помощью которой можно будет отслеживать показатели проекта после релиза, Dropbox и другие.

Минусы. Узкая специализация. В первую очередь эта система предназначена для медиа и производителей контента.

Мобильное приложение. Нет.

Стоимость. Есть бесплатная тестовая версия. Тарифы на Setka начинаются от 7,7 тысячи рублей при оплате на год вперед за версию с максимум 10 пользователями и одним подключенным сайтом. Самая дорогая версия стоит от 45,6 тысячи рублей в месяц за возможность подключать неограниченное число людей. За дополнительную плату можно подключить дополнительные функции, например премиум-поддержку, обучающие тренинги и другие.

«Яндекс.Трекер»

Многофункциональный инструмент от “Яндекса”, который был создан для работы в условиях высоких нагрузок, но вскоре после релиза стал общедоступным. С помощью сервиса можно решать сразу несколько типов задач: организовать разработку по методике Agile, согласовывать документы, обсуждать проекты (например, дизайн-макеты) в режиме реального времени и т.д.

Для каждый из задач можно назначать дедлайны, приоритеты, участников, исполнителей и наблюдателей. Все задачи можно разделять по отдельным очередям и фильтровать, а за их выполнением следить при помощи статистики.

В «Трекере» есть также несколько дополнительных инструментов: шаблоны техзаданий для дизайнеров, система заявок, которая может помочь, например, с закупками или обращениями в техподдержку.

«Трекер» работает с другими сервисами «Яндекса», например, «Яндекс.Коннектом». Если пользователи сервиса раньше пользовались другими таск-менеджерами, они могут перенести данные по своим задачам с помощью API.

Минусы: По количеству функционала «Яндекс.Трекер» больше подходит для крупных команд.

Мобильные приложения: Есть.

Стоимость: Есть бесплатная тестовая версия, которой можно пользоваться до 30 дней. Стоимость подписки зависит от числа пользователей: для команд из 1-10 человек — 93 рубля за пользователя в месяц, для команд из 11-100 человек — 209 рублей за пользователя в месяц, а тарифы для компаний со штатом от 2000 человек рассчитываются индивидуально.

Опубликовано 16 июня 2019