Запись вебинара: Content AI для обработки документов и поиска

Редакция от 08.07.2026

Политика в отношении обработки персональных данных ООО «Системный софт»

1. Общие положения

1.1. Основные понятия

Персональные данные (далее – «ПДн»	любая информация, которая прямо или косвенно относится к конкретному физическому лицу
Оператор	ООО «Системный софт»
Субъект ПДн	физическое лицо, которое можно прямо или косвенно определить по персональным данным
Обработка ПДн	любое действие или набор действий, совершаемых с персональными данными, автоматически или вручную. К ним относятся: сбор, запись, систематизация, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных
Автоматизированная обработка ПДн	обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники
Предоставление ПДн	действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц
Блокирование ПДн	временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных)
Уничтожение ПДн	действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных
Обезличивание ПДн	действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному Субъекту персональных данных
Информационная система ПДн	совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств

1.2. Сфера действия

Настоящая политика (далее – «Политика») разработана в соответствии с требованиями Конституции Российской Федерации, Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — «Закон о персональных данных»), иными нормативными правовыми актами в области персональных данных и их защиты.

Цель Политики – обеспечить защиту прав и свобод физических лиц при обработке их персональных данных.

Политика определяет:

· принципы, цели, способы и сроки обработки (хранения) персональных данных;

· категории Субъектов и перечень персональных данных, которые обрабатывает Оператор в процессе своей деятельности;

· меры Оператора по защите персональных данных Субъектов;

· права и обязанности Оператора и субъектов в процессе обработки персональных данных;

· порядок рассмотрения обращений Субъектов ПДн.

ООО «Системный софт» вправе в одностороннем порядке вносить изменения в Политику.

Любой Субъект персональных данных может ознакомиться с актуальной версией Политики по адресу: https://www.syssoft.ru/kompaniya/uridicheskie-dokumenti/politika-zashchity-personalnykh-dannykh/.

1.3. Принципы обработки персональных данных

· обработка персональных данных на законной и справедливой основе;

· ограничение обработки конкретными, заранее определенными и законными целями;

· отказ от обработки данных способами, несовместимыми с целями их сбора;

· отказ от объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;

· обработка только тех данных, которые соответствуют целям их обработки;

· соответствия содержания и объема обрабатываемых данных заявленным целям;

· отказа от обработки избыточных данных;

· обеспечения точности, достаточности, а при необходимости, актуальности данных по отношению к целям обработки;

· хранения данных в форме, позволяющей определить Субъекта, не дольше, чем того требуют цели обработки, если иной срок хранения не установлен законом или договором. По достижении целей обработки или при утрате в ней необходимости данные подлежат уничтожению, если закон не предписывает иное.

2. Условия и порядок обработки персональных данных

2.1. Основные условия обработки ПДн

Обработка персональных данных Оператором допускается только при наличии хотя бы одного из следующих условий, предусмотренных статьей 6 Федерального закона №152-ФЗ, а именно:

· Субъект дал согласие на обработку своих персональных данных;

· обработка необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;

· обработка необходима для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;

· обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является Субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе Субъекта персональных данных или договора, по которому Субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;

· обработка необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов Субъекта персональных данных, если получение согласия Субъекта персональных данных невозможно;

· обработка необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц, либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы Субъекта персональных данных;

· осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом;

· обеспечение безопасности и стабильной работы веб-сайта Оператора и связанных с ним ИТ-систем, в том числе защита от мошенничества.

2.2. Категории Субъектов и перечень обрабатываемых ПДн

Оператор может обрабатывать персональные данные следующих категорий Субъектов:

· клиенты и контрагенты (физические лица), в том числе потенциальные;

· представители, сотрудники клиентов и контрагентов (юридических лиц), в том числе потренциальных;

· иные посетители сайта и мероприятий.

Обработка персональных данных сотрудников и соискателей ООО «Системный софт» регулируется отдельным локальным нормативным актом. Для получения информации об обработке персональных данных сотрудников следует обратиться в отдел кадров Общества.

В рамках указанных категорий Оператор обрабатывает следующие персональные данные:

· Фамилия;

· Имя;

· Отчество (при наличии);

· Место работы (при наличии);

· Должность (при наличии);

· Номер контактного телефона;

· Адрес электронной почты.

Оператор не обрабатывает «персональные данные особых категорий» (сведения о расовой и этнической принадлежности, религиозных или философских убеждениях, сексуальной жизни, сексуальной ориентации, политических взглядах, участии в профсоюзах, а также данные о здоровье, генетические и биометрические данные).

Обработка персональных данных с целью проведения статистических и иных исследований в обезличенном виде Оператором не осуществляется.

2.3. Порядок обработки cookie

Обработка файлов cookie и аналогичных технологий

Файлы cookie (куки) — это небольшие текстовые файлы, которые Оператор размещает на устройстве Субъекта для хранения данных. Их считывает веб-сервер в домене, где они созданы. Обычно эти данные представляют собой набор букв и цифр, который уникально идентифицирует компьютер и/или иное устройство. Субъекта, но может содержать и другую информацию. Некоторые файлы cookie размещают третьи стороны от имени Оператора.

Технически необходимые cookie используются для обеспечения работы сайта, безопасности и базовой функциональности (например, запоминания входа в систему).

Аналитические cookie используются для анализа трафика. Подробнее об обработке файлов cookie в Политике использования файлов cookies ООО «Системный софт» по этой ссылке.

2.4. Цели обработки персональных данных

Оператор обрабатывает данные, чтобы иметь возможность:

· исполнять договоры и предоставлять необходимые права на использование программного обеспечения, товары и услуги (далее – Продукты);

· обеспечивать работу и безопасность сервисов Оператора, адаптировать интерфейс для удобства работы с ним;

· отвечать на обращения Субъектов и поддерживать взаимодействие;

· проводить маркетинговые мероприятия;

· отправлять рекламные и информационные сообщения на основе отдельного согласия Субъекта с возможностью его последующего отзыва.

2.5. Способы обработки ПДн

· автоматизированная с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;

· смешанная обработка персональных данных.

Обработка персональных данных для каждой цели обработки осуществляется путем:

· получения персональных данных в письменной форме непосредственно от Субъектов персональных данных;

· внесения персональных данных в информационные системы Оператора;

· использования иных способов обработки персональных данных.

2.6. Сроки обработки и хранения персональных данных

Оператор прекращает обработку персональных данных в следующих случаях:

· достижение цели обработки, если конкретный срок не указан в согласии Субъекта или ином документе, регулирующем отношения между Субъектом и Оператором;

· истечение срока или отзыва согласия Субъектом ПДн, при отсутствии условий для обработки, указанных в п. 2.1. Политики;

· истечение срока хранения документов в соответствии с требованиями законодательства.

2.7. Согласие на обработку персональных данных

Получение согласия

Согласие может быть получено в письменной форме, в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью Субъекта, либо посредством совершения Субъектом однозначных подтверждающих действий в информационной системе Оператора (например, проставление отметки в веб-интерфейсе при регистрации или настройках), направленных на выражение согласия.

Отзыв согласия Субъектом

Субъект может в любой момент отозвать свое согласие на обработку персональных данных, направив Оператору уведомление на электронный адрес quality@syssoft.ru с пометкой «Отзыв согласия на обработку персональных данных», если иной порядок не указан в самом согласии.

Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия в случаях, предусмотренных в п. 2.1. Политики.

2.8. Передача данных третьим лицам

Оператор вправе поручать обработку персональных данных контрагентам (обработчикам), которые оказывают услуги по поддержке ИТ-инфраструктуры, обработке платежей, аналитике, проведению маркетинговых кампаний и т.п.

С каждым таким обработчиком Оператор заключает договор, который обязывает его соблюдать конфиденциальность, обеспечивать безопасность данных и обрабатывать данные строго в соответствии с инструкциями Оператора и только для тех целей, для которых данные были переданы. Обработчик не вправе обрабатывать переданные данные в своих целях. При необходимости передать данные третьему лицу Оператор запрашивает у Субъекта отдельное согласие с указанием данных такого обработчика.

ООО «Системный софт» не осуществляет трансграничную передачу персональных данных (передачу на территорию иностранного государства иностранному лицу) и обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.

2.9. Порядок блокирования персональных данных

Основания блокирования ПДн:

· обращение (запрос) Субъекта;

· требование Роскомнадзора.

Сроки блокирования: с момента получения обращения/требования до окончания проверки.

Блокировка персональных данных включает следующие этапы:

· запрет на редактирование персональных данных;

· запрет на распространения персональных данных любыми средствами (e-mail, сотовая связь, материальные носители);

· запрет на использование персональных данных в массовых рассылках (sms, e-mail, почта);

· изъятие из внутреннего документооборота Оператора и запрет использования бумажных документов, относящихся к Субъекту и содержащих его персональные данные.

Оператор может временно снять блокировку персональных данных, если это требуется для соблюдения законодательства РФ.

2.10. Порядок уничтожения персональных данных

Оператор уничтожает персональные данные в следующих случаях

№ п/п	Основание	Срок уничтожения
1	Достижение целей обработки или утрата необходимости в достижении этих целей	30 календарных дней
2	Достижение максимального срока хранения документа	30 календарных дней
3	Отзыв Субъектом согласия, при отсутствии условий для обработки согласно п. 2.1. Политики	30 календарных дней
4	Выявлен факт незаконного получения персональных данных или их избыточность по отношению к целям обработки	7 рабочих дней с момента уведомления Субъектом
5	Выявлен факт неправомерной обработки и правомерность невозможно обеспечить	10 рабочих дней с момента выявления
6	Требование Субъекта прекратить обработку	10 рабочих дней с момента получения требования

Уничтожение персональных данных осуществляет комиссия, состав которой утверждается приказом генерального директора Оператора. В состав комиссии в обязательном порядке включается лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных в Обществе.

Персональные данные на бумажных носителях уничтожаются с использованием шредера. Персональные данные на электронных носителях уничтожаются путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего считать или восстановить персональные данные, а также путем удаления данных с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

Комиссия подтверждает уничтожение персональных данных согласно Требованиям к подтверждению уничтожения персональных данных, утвержденным Приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 N 179, а именно:

· актом об уничтожении персональных данных - если данные обрабатываются без использования средств автоматизации;

· актом об уничтожении персональных данных и выгрузкой из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных - если данные обрабатываются с использованием средств автоматизации либо одновременно с использованием и без использования таких средств.

Акт может составляться на бумажном носителе или в электронной форме, подписанной электронными подписями.

После составления акта об уничтожении персональных данных и выгрузки из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных комиссия передает их для последующего хранения. Акты и выгрузки из журнала хранятся в течение трех лет с момента уничтожения персональных данных.

2.11. Уведомление об утечке персональных данных

При выявлении Оператором, Роскомнадзором или иным заинтересованным лицом факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения) персональных данных (доступа к персональным данным), повлекшей нарушение прав субъектов персональных данных, Оператор:

в течение 24 часов - уведомляет Роскомнадзор о произошедшем инциденте, предполагаемых причинах, повлекших нарушение прав субъектов персональных данных, предполагаемом вреде, нанесенном правам субъектов персональных данных, и принятых мерах по устранению последствий инцидента, а также предоставляет сведения о лице, уполномоченном Оператором на взаимодействие с Роскомнадзором по вопросам, связанным с инцидентом;

в течение 72 часов - уведомляет Роскомнадзор о результатах внутреннего расследования выявленного инцидента и предоставляет сведения о лицах, действия которых стали его причиной (при наличии).

2.12. Меры Оператора по защите ПДн

· определение угроз безопасности данных в информационных системах;

· применение организационных и технических мер для достижения требуемого уровня защищенности;

· оценка соответствия средств защиты информации;

· оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности перед запуском системы в эксплуатацию;

· учет машинных носителей персональных данных;

· обнаружение фактов несанкционированного доступа к данным и принятие мер, в том числе мер по обнаружению, предупреждению и ликвидации последствий компьютерных атак на информационные системы персональных данных и по реагированию на компьютерные инциденты в них;

· восстановление данных, измененных или уничтоженных из-за несанкционированного доступа к ним;

· установление правил доступа к данным и ведение журнала всех действий с ними;

· контроль эффективности мер безопасности и уровня защищенности систем;

· контроль доступа в помещения, где обрабатываются данные;

· организация пропускного режима на территорию Оператора;

· размещение технических средств обработки данных на охраняемой территории;

· поддержание средств охраны и сигнализации в рабочем состоянии;

· мониторинг действий пользователей и расследование нарушений безопасности данных.

3. Права Субъекта и обязанности Оператора при обработке персональных данных

3.1. Права Субъекта

· получать информацию об обработке его персональных данных;

· требовать уточнения, блокирования или уничтожения своих персональных данных, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;

· отозвать согласие на обработку персональных данных;

· обжаловать действия или бездействие Оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) или в судебном порядке.

3.2. Обязанности Оператора

· получать согласия субъектов, если это необходимо для обработки персональных данных;

· по запросу Субъекта предоставлять информацию об обработке его данных или обоснованно отказать;

· разъяснять Субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить его персональные данные и (или) дать согласие на их обработку, если получение согласия обязательно;

· по запросу Субъекта уточнять, блокировать или удалять неполные, устаревшие, неточные, незаконно полученные или ненужные данные, а если обработку ведет другой исполнитель — обеспечить эти действия;

· осуществлять обработку персональных данных с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации;

· хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели обработки, если срок хранения не установлен федеральным законом или договором, стороной которого является Субъект;

· уничтожать данные после завершения обработки, а если обработку ведет другой исполнитель — обеспечить эти действия;

· обеспечивать защиту персональных данных Субъектов;

· вести журнал обращений Субъектов, где фиксировать запросы и факты предоставления данных.

· уведомлять Роскомнадзор и субъектов ПДн в случаях утечки данных, как это предусмотрено разделом 2.11. Политики.

4. Порядок рассмотрения обращений (запросов)

Для реализации своих прав, а также для получения разъяснений по вопросам обработки персональных данных, Субъект может направить обращение ответственному за информационную безопасность:

Почтовый адрес: 125373, Россия, г. Москва, Походный проезд, дом 4, корпус 1, этаж 7, помещение XII, комната 19, офис 702.

Электронная почта: quality@syssoft.ru.

Обращение должно содержать:

· ФИО Субъекта ПДн;

· номер основного документа, удостоверяющего личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

· сведения, подтверждающие участие Субъекта ПДн в отношениях с оператором (номер договора, дата его заключения, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором;

· суть обращения;

· контактные данные для ответа;

· подпись Субъекта персональных данных или его представителя.

Для защиты данных и предотвращения мошенничества Оператор вправе запросить дополнительную информацию для подтверждения личности, а также уточнить детали запроса.

Оператор рассмотрит обращение и направит ответ в течение 10 рабочих дней с даты получения обращения. Оператор может продлить срок, но не более, чем на 10 календарных дней обязательным уведомлением Субъекта.

Ответ предоставляется в той же форме, в которой было направлено обращение, если иное не указано в самом запросе.

Оператор ведет журнал учета обращений субъектов персональных данных, в котором фиксируются факты получения обращений и предоставления ответов на них.

5. Ответственность

В случае неисполнения положений Политики и требований законодательства в области персональных данных Оператор несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае поручения обработки персональных данных другому лицу (обработчику) ответственность перед Субъектом персональных данных за действия указанного обработчика несет Оператор. Обработчик несет ответственность перед Оператором.

Content AI: автоматизация распознавания документов и поиска информации для крупного и среднего бизнеса

Опубликовано 20 ноября 2023

Самое читаемое