10 лайфхаков для работы с Cisco Webex
Интересные фишки можно найти в любой программе, даже самой простой. И, чем сложнее решение, тем больше неявных возможностей в нем имеется. Конечно, у каждого пользователя есть свои предпочтения. Но вспомните, как вы их приобрели – и окажется, что привычки сформировались после того, как вы обнаружили их совершенно случайно.
Представьте себе, в наши дни находятся люди, которые терпеть не могут работать с мышкой или тачпадом. Как им это удается? Очень просто, при помощи «горячих клавиш». Для других проблемой может стать переход с одного решения на другое – только потому, что в новом нет привычных фишек, и поэтому взаимодействие с ним не приносит ничего, кроме раздражения.
Сегодня мы поговорим о Cisco Webex. Казалось бы, что может быть проще, чем приложение для совместной работы: просто подключись к конференции и работай! Но оказывается, при помощи нехитрых возможностей Webex превращается в коммуникативный комбайн – решение класса workflow. Кстати, сохраняя при этом все преимущества не общедоступного, а корпоративного решения, надежного и безопасного.
Кастомизация
«Кто-то любит арбуз, а кто-то – свиной хрящик». Старинная поговорка вполне универсальна. Попробуйте найти приложение, которое не предлагает выбор разных тем оформления. Webex – не исключение. Здесь тоже можно настроить интерфейс по своему вкусу и в соответствии с собственными представлениями о прекрасном.
В предлагаемых программой цветовых схемах нет, пожалуй, только темы «вырви глаз». Все остальные имеются, в светлом и темном вариантах. Можно кастомизировать и мелкие детали: обложки групп и «визитку» личного профиля. Статус, естественно, тоже можно менять хоть пять раз за день. Для групповой работы такая возможность будет совсем не лишней.
Настроил и забыл
Знаете, что входит в привычку при участии в конференциях? Предварительная проверка настроек. Камера включена? А микрофон? А какой бэкграунд установлен для видеосигнала? Каждый раз все это нужно проверить, чтобы неожиданно не появиться перед коллегами (или, что куда хуже – заказчиками) в домашней затрапезе или в комнате, где буквально вчера начали ремонт. Webex позволяет запомнить «входные» настройки раз и навсегда.
Сначала – самое важное
«Ваш звонок очень важен для нас». Но, положа руку на сердце, есть случайные конф-коллы, а есть – определяющие. В Webeх можно отсортировать свои контакты, конференции и задачи так, чтобы самые главные находились всегда в фокусе внимания. Это позволяет тратить по полчаса в день на просеивание «белого шума», а сосредоточиться на приоритетных задачах. Кстати, можно не только разложить по приоритетам все у себя, но и привлечь внимание коллег, для этого в Webwex придуман простой инструмент – @mentions.
Подумайте перед ответом
Еще одна полезная фишка. Мессенджеры выдают нас с головой: они помечают сообщения как прочитанные. И это далеко не всегда удобно. Ведь ответить очень часто нужно сразу же. А как же подумать? Мы не всегда готовы сделать это сразу же. Webeх позволяет взять время на раздумья и соблюсти приличия – собеседник в чате не увидит, что его сообщение вами прочитано, пока вы сами не сделаете такую отметку.
Все нужное – под рукой
Для того, чтобы отправить в конференцию или чат файл, из Webex не надо переключаться в другое приложение. Можно просто подключить свой аккаунт в облачном хранилище и «перетягивать» файлы в окно диалога прямо оттуда. Кстати, можно работать еще и с SharePoint.
Точно так же нет нужды переключаться между Webex и браузером, когда нужно воспользоваться веб-сервисом. Ссылку на него можно просто прилинковать в свое рабочее пространство и пользоваться Miro или Trello прямо в Webex.
Планировщик
Webex позволяет упростить планирование встреч. Заходим в календарь (например, Microsoft Outlook) и в запланированном конф-колле прописываем метку @webex. В нужное время приложение откроется автоматически, при этом оно еще и заполнит за вас всю необходимую информацию. Кстати, все материалы к встрече и ее запись тоже сохранятся в Webex.
От звонка – к коллаборации
Если во время виртуальной встречи выясняется, то для рассмотрения необходим еще один участник, то приходится назначать новый конф-колл. В Webex можно обойтись без этой процедуры и не откладывать проблему в долгий ящик.
Подключить коллег можно уже прямо к текущей конференции. Для этого достаточно просто найти их в списке контактов. Правда, одно условие Webex решить не в состоянии: необходимо, чтобы сотрудник был в этот момент свободен и мог принять участие в беседе. Но и его занятость можно определить сразу же – контакт-лист покажет только тех, кто открыт для взаимодействия прямо сейчас.
С ноутбука на смартфон и обратно
Вы участвовали в совещаниях, которые длятся часами? Это, конечно, зло, но иногда с ним приходится мириться. Хорошо, когда можно взять лэптоп и перейти с ним в другое помещение, поближе к чашечке кофе. А как быть с десктопом? Нет ничего проще – текущую конференцию можно переключить на смартфон, планшет или даже одно из устройств Webex (а их Cisco выпускает едва ли не десятками).
Настроить конференцию для себя
Наконец, еще одна фишка. Она может показаться даже излишней, но как знать… Конференции с многими участниками превращаются в мозаику из аватаров на рабочем столе. Webex позволяет расположить их так, как удобно вам, чтобы не приходилось искать в непонятном наборе изображений того, к кому нужно обратиться.