Подача документов в ФНС была и остается непростой, и монотонной задачей для каждого бухгалтера. Любой факт хозяйственной деятельности предприятия должен быть зафиксирован в нескольких, зачастую дублирующих друг друга формах. До 2013 года больше всего вопросов вызывала необходимость подавать в налоговую службу одновременно первичный учетный документ и счет-фактуру. И это при том, что оба они, в сущности, подтверждают одно и то же. 

Чтобы сократить количество бумаг и снизить нагрузку на бухгалтеров, ФНС России предложила использовать единую форму, содержащую в себе все необходимые данные, прежде рассредоточенные между первичным документом и счетом-фактурой.

Эта форма получила название «Универсальный передаточный документ» (УПД) и является одной из возможных форм документа о передаче товаров (работ, услуг) и имущественных прав, пригодного как для исчисления налога на прибыль, так и в расчетах по налогу на добавленную стоимость. Может выступать и в качестве товарной накладной.

Что такое УПД

Ознакомиться с предложенным ФНС бланком УПД можно, например, здесь. Стоит обратить внимание на то, что эта форма носит рекомендательный характер, так что оформление фактов хозяйственной деятельности без использования УПД не может служить основанием для отказа в учете этих фактов в целях налогообложения. 

Подтверждением этого является Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. УПД может быть изменен по желанию подающей его организации. Например, можно исключить лишние или нужные дополнительные поля. При этом, правда, необходимо следить за тем, чтобы необходимые поля все же были представлены в полном объеме. К обязательным реквизитам УПД относятся:

— название формы;

—дата оформления документа;

— указание составителя;

— содержание и измеритель сделки;

— указание лиц, ответственных за оформление сделки (ФИО, должность, подпись).

УПД может применяться и лицами (или организациями), не являющимися плательщиками НДС, так как содержит все данные стандартного счета-фактуры. При этом роль УДП определяется его статусом (верхний левый угол бланка), который может принимать значения 1 или 2. Статус 1 предполагает, что УДП совмещает роли первичного документа и счета-фактуры. Статус 2 говорит о том, что УДП следует рассматривать только как первичный документ. В этом случае заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется.

Применение универсального передаточного документа может оказаться удобным для:

— оформления сотрудничества с контрагентами;

— транспортировке продукции;

— документальном оформлении мероприятий, связанных с поставками товара или оказанием услуг;

— реализации или уступке прав требования.

Возможно использование УПД и в качестве акта выполненных работ, но только при согласии обеих сторон сделки.

Как составить УПД

Начать использование УПД можно в любое время на протяжении всего года. Надо лишь закрепить его конкретную форму в учетной политике организации отдельным распоряжением и проверить, что в части реквизитов он соответствует действующему на предприятии счету-фактуре.

Далее должен быть определен порядок заполнения УПД. Для этого необходимо установить:

— кто составляет документ и в скольких экземплярах;

— в какой очередности, кто и какие поля документа заполняет;

— в какой срок нужно заполнять те или иные поля документа;

— какие поля и как должны заполнять представители покупателя.

Согласование перехода на УПД с контрагентами не требуется, но все же лучше обсудить с ними этот вопрос заранее и утвердить порядок заполнения. При этом на заполненный бланк можно поставить печать, однако ее наличие не является обязательным. В то же время, если печать содержит полное наименование организации, можно оставить поля 14 и 19 пустыми. Обмен с контрагентами электронными УПД так же вполне возможен при наличии необходимых технических средств.

Подробные рекомендации по построчному заполнению УПД содержатся в упомянутом выше Письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 (Приложение 3).

Плюсы и минусы УПД

Очевидным плюсом использования универсального передаточного документа является заметное снижение объемов документооборота за счет применения документа единой формы вместо нескольких дублирующихся. Это позволяет заметно облегчить работу бухгалтера в части взаимодействия с ФНС.

Кроме того, УДП является универсальным документом, который можно использовать в самых разных видах хозяйственной деятельности. Например, при погрузке-разгрузке товаров, заключении подрядных обязательств, заключении договора на оказание услуг и пр.

Важным свойством УПД является и легкость его заполнения. В нем нет необходимости указывать общественный классификатор, данные о банках или иных кредитных организациях. Это помогает избежать ошибок и сократить время, необходимое для составления отчетности.

Еще одним достоинством УПД является возможность заполнения его счет-фактурной части в иностранной валюте, что не противоречит налоговому законодательству и следует из положений пункта 7 статьи 169 Налогового кодекса РФ и подпункта «м» пункта 1 Приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. При этом в части первичного документа УПД стоимость должна быть указана еще и в рублях.

К минусам УДП можно отнести тот факт, что заполнять его может только специально уполномоченное приказом или доверенностью лицо, чья подпись должна содержаться в реквизитах вместе с указанием должности. Это не всегда удобно при ведении хозяйственной деятельности.

Также УДП не может выступать в качестве транспортного, товаросопроводительного или иного документа, подтверждающего факт вывоза товаров за пределы России. Разъяснение этого момента содержится в Письме ФНС России от 04.04.16 № ЕД-4-15/5702. 

Сообщаем Вам, что с 01.01.2021 компания «Системный софт»  переходит на использование при оформлении хозяйственных операций универсальных передаточных документов по форме, установленной письмом ФНС России от 21.10.2013 г. № ММВ-20-3/96. Просим учесть это в своей деятельности.