Как организовать email-рассылки, чтобы почтовые фильтры не зачислили вас в спамеры (одна ошибка из десятка — и вы в черном списке)? Почему делать рабочую почту на бесплатных почтовых сервисах не самая лучшая идея? Какие программы помогут вам избежать фишинга и прочих киберугроз, а также как не допустить потери важной рабочей информации в электронной переписке? Давайте разберемся.

Где организовать корпоративную почту

Можно создать корпоративную почту на базе бесплатных почтовых сервисов вроде gmail.com, mail.ru, yandex.ru и т. д. Это быстро и просто, учитывая знакомый, понятный и удобный интерфейс, а за дополнительную плату доступны бизнес-версии упомянутых решений.

Однако для предпринимателей очень важно, чтобы корпоративная почта работала 24/7. Не менее критична гарантия безопасности передачи и хранения данных, а также оперативная реакция со стороны разработчиков и служб поддержки почтовых сервисов по устранению всевозможных инцидентов. 

«Бизнесу даже с 5-10 сотрудниками при использовании некоторых бесплатных почтовых сервисов может не хватать возможности их интеграции с другими корпоративными системами, у некоторых решений могут отсутствовать важные фичи», — отмечает руководитель направления Microsoft и сервисов IaaS компании «Системный софт» Тимур Бадретдинов.

Еще для бизнес-пользователей требуется наличие специфических, более продвинутых инструментов, например, блокировка отправки коммерческой информации за пределы компании. 

Все это, к примеру, позволяет обеспечить Microsoft Exchange Online — сервис корпоративной электронной почты с поддержкой облачных технологий. В него уже встроены фильтры для рекламных писем и вредоносных вложений. Есть функция блокировки отправления сообщений на посторонние ящики — она нужна, чтобы предотвратить утечку коммерческой информации. Разработчик предоставляет круглосуточную клиентскую поддержку, а при сбоях система восстанавливается без потери данных.

Чем отличается Exchange Online от предшественника

Среди заметных отличий Exchange Online от старой версии почты Microsoft Exchange Server можно назвать:

• автоматическую миграцию на новую версию

• автоматическую установку обновлений и сервис-паков

• отсутствие капитальных затрат на хранение, резервное копирование, электропитание и охлаждение оборудования

• время на начало работы после установки корпоративной почты: от 30 минут

Подробнее о том, как создать и настроить корпоративную почту с Exchange Online вместо бесплатных сервисов, можно узнать из вебинара Тимура Бадретдинова. Он также постарался развеять заблуждения об опасности перехода компаний в «облако». 

Использование Exchange Online позволяет компаниям сфокусироваться на решении основных бизнес-задач, а обслуживание базовых коммуникационных сервисов доверить надежным провайдерам. Как раз такой проект по миграции корпоративной почты специалисты «Системного софта» помогли реализовать группе «Борлас» — одному из ведущих игроков рынка информационных технологий России и СНГ. 

Как избежать спама и не стать спамером самому

От спама не застрахован никто — ни от попадания в него, ни от получения. Со вторым, кроме встроенных фильтров, помогут справиться дополнительные сервисы. Например, серверное решение GFI MailEssentials предлагает 14 уровней фильтрации почты и пять антивирусных ядер, которые защитят от вредоносных рассылок. 

А вот попасть в спам можно, даже если рассылать письма совершенно законно и с согласия получателей. 

Стоит понять, как работают подобные фильтры:

• спамерские фразы: нажми сюда, выигрыш здесь, лучшая работа и т. п.

• обилие восклицательных знаков

• CAPS LOCK

• использование одного большого изображения вместо текстового письма 

• рассылка сообщения множеству адресатов в одной компании — распознается почтовым клиентом, как спам-атака и т. п.

Почтовые сервера проверяют репутацию отправителя — это главное, что влияет на то, попадет ли письмо во входящие или в спам. Репутация зависит от многих факторов: 

• наличие домена или IP-адреса в блэклистах; 

• жалобы на спам; 

• число несуществующих адресов в рассылке; 

• количество писем, удаленных без прочтения; 

• регулярность рассылок; 

• программы, с помощью которых отправили письма; 

• контент письма и т. д. 

Если не хотите похоронить свою рассылку в спаме, никогда не покупайте базы email-адресов, не делайте только рекламные рассылки. Будьте осторожны, когда реанимируете старые базы данных или отправляете рассылки по перегретым темам (это онлайн-обучение, заработок в сети и другое).

Обязательно нужно: 

• делать рассылку прозрачной, подбирать оптимальную частоту рассылок; 

• использовать прямые ссылки в тексте; 

• оставлять открытой ссылку для отписки (возможность для этого должна быть в каждом письме) 

  Какой софт нужен для корпоративной почты

  Одна из потенциальных угроз для бизнеса — «слив» коммерческой и конфиденциальной информации. Как быть уверенным в том, что ваши сотрудники не торгуют базами или персональными данными клиентов? Или в том, что ценные работники не ведут переписку с хедхантерами? 

  Приложение MailSniffer позаботится о вашем спокойствии. Оно обеспечивает контроль переписки по заданным фильтрам. Неважно — общается сотрудник через корпоративную почту или личный email на бесплатном сервере — приложение «поймает» его по запрещенным словам: «база клиентов», «отчеты» и т. д. Также MailSniffer защитит персонал от фишинга — подозрительные письма блокируются и помещаются в карантин, а решение по ним принимает служба безопасности.

  Облачное решение Azure Information Protection поможет расставить метки на документы и письма, а затем отследить и проконтролировать их использование. Например, запретить получателям пересылать сообщение или копировать его содержимое. 

  Существуют программы для защиты одновременно от спам-рассылок, фишинга и других киберугроз. Dr.Web Mail Security Suite включает антивирусный мониторинг SpIDer Guard, веб-антивирус SpIDer Gate, модуль самозащиты SelfPROtect. Также в этой программе есть контроль почтовой переписки — администратор сети может сканировать компьютеры в режиме, который не снижает их производительность. 

  Подобные решения есть у «Лаборатории Касперского», McAfee и других разработчиков софта для защиты информационной безопасности.

  Proxmox Mail Gateway — это пограничный почтовый шлюз — отсортирует основной поток и на сервер отправит письма, прошедшие фильтры. Позволяет контролировать входящую и исходящую корреспонденцию. По такому же принципу работает и Traffic Inspector Anti-Spam powered by Kaspersky. 

  Еще одна потребность бизнеса — управление и архивирование информации. Обратите внимание, для примера, на MailStore Server — это популярный продукт для архивации почты, который больше всего подходит для малого и среднего бизнеса. 

  Сохранить уже неактуальные сообщения позволяет и Exchange Online Archiving — софт совместим с обычными версиями Exchange Server. Также можно использовать его в качестве дополнительной службы для работы с почтовыми ящиками.

  Сегодня существуют десятки программ и приложений для корпоративной почты, которые решают все стандартные и некоторые специфические вопросы руководителей бизнеса. Мы подберем решение, которое максимально хорошо подходит для вашей IT-инфраструктуры.